Los SGD han servido para que pequeñas y medianas organizaciones hayan podido crear bases de datos documentales de tipo referencial permitiendo a los usuarios de estos centros la localización y consulta de sus fondos.
Actualmente, estos programas a los que hacemos referencia tienen comercializadas aplicaciones informáticas (denominadas vulgarmente pasarelas web) que permiten la consulta, desde un navegador web, de las bases de datos creadas con ellos. Esto permite ampliar notablemente el espectro de usuarios potenciales de las bases de datos ya que no es necesario utilizar redes de área local para compartir el uso de las bases de datos ni, mucho menos, desplazarse a la ubicación física donde éstas residen.
Hasta hace pocos años, los productores y los distribuidores de bases de datos (estos últimos en particular) acostumbraban a tener un carácter especializado y a disponer, por tanto, de una potente estructura empresarial. Esta situación ha cambiado radicalmente con la eclosión de Internet y el desarrollo de distintas herramientas fácilmente configurables y adaptables que ponen al alcance de pequeños y medianos centros de información y documentación, e incluso de usuarios personales, la posibilidad de convertirse en productores y distribuidores de bases de datos. Pequeñas y medianas organizaciones que habían creado bases de datos documentales, y a las que nos hemos referido en el anterior apartado, están llevando a cabo un proceso generalizado de publicación de sus contenidos en el web. Esto permite que los usuarios sólo necesiten del navegador para poder acceder a los registros de forma actualizada y que dispongan, en la mayoría de los casos, de las mismas prestaciones de consulta y explotación que tienen los sistemas de gestión documental cuando se consultan localmente o mediante redes de área local.
3. Mercado En este apartado se van a analizar las principales prestaciones de tres pasarelas web con una notable implantación y trayectoria consolidada en el mercado español y, a continuación, se incluirá una tabla y una valoración comparativas a partir de unos indicadores básicos. La valoración está hecha en función de las acciones que puede llevar a cabo un usuario final utilizando exclusivamente el asistente -el utilitario que permite generar de forma asistida una interfaz básica de consulta, es decir, el conjunto formado por una página de consulta, y las indicaciones para generar el listado y/o visualizar el documento- sin recurrir a la utilización del lenguaje de programación. Las pruebas se han llevado a cabo con las versiones que se indican en las fichas descriptivas. Hay que recordar, en este punto, que las pasarelas no pueden solventar las limitaciones que pueda tener un determinado sistema de gestión documental. Así pues, si Knosys para Windows tan sólo permite indizar el contenido de los campos por el sistema de palabra a palabra y CDS/ISIS o Inmagic, en cambio, permiten además indizar grupos de palabras, ésto no se va a poder mejorar por el hecho que las pasarelas de unos sean mejores que las de los otros. Así pues, cuando se muestren los índices de campo, en el primer caso, tan sólo se podrá visualizar, como mucho, términos únicos y, en el segundo, se podrán visualizar también grupos de palabras.
En este apartado, a partir de las innovaciones que van incorporando los programas y del estudio de las necesidades y requerimientos de los usuarios, intentaremos señalar cuáles son los próximos ámbitos a desarrollar. Uno de los aspectos más solicitados por los usuarios es la posibilidad de disponer de funcionalidades de mantenimiento de la base de datos desde el web y no tan sólo de las opciones de consulta. Esto hace tiempo que es posible pero no ha sido hasta la última versión presentada por WebPublisher cuando se ha incorporado al conjunto de prestaciones que puede ser configurada desde el asistente. Se supone que el resto de programas también van a incorporarlo a corto plazo, tal y como por ejemplo ya ha anunciado Knosys. En segundo lugar, también va a mejorar la integración con sistemas de gestión de documentos, de tal forma que los programas que estamos analizando van a desarrollar prestaciones para facilitar también la gestión de cambios, versiones, etc. en los documentos generados por una organización, integrándose así mejor en el trabajo en grupo. De esta forma se facilita no tan sólo el control de la documentación externa, que cambia poco, sino también el de la documentación interna, que está sometida a cambios constantes y a manipulaciones llevadas a cabo por distintos usuarios. En tercer lugar, también se va a profundizar en el uso e integración dentro de sistemas relacionales. En este sentido, por ejemplo, WebPublisher ha desarrollado un módulo (Content Server) que está basado en SQLServer y permite administrar todo el sistema utilizando tablas relacionales. Finalmente, hay que señalar la tendencia de ir evolucionando desde el protocolo CGI hacia JSP, un estándar abierto, más robusto y compatible con los servidores. Knosys ya ha iniciado este camino y probablemente el resto también lo sigan.