De acuerdo con la definición de Clifford Lynch (2003) un repositorio institucional, refiriéndose al caso universitario, es un conjunto de servicios ofrecidos a la comunidad científica para la gestión y diseminación de los materiales en forma digital generados por su comunidad. Esto significa un compromiso de la institución, no sólo para facilitar el alojamiento de estos materiales sino que se compromete a garantizar su preservación, el acceso a los mismos y su distribución.
Stevan Harnad es más pragmático y opina que el repositorio institucional es el lugar natural en el cual alojar la producción científica de su comunidad, de forma que se maximice su uso e impacto (comunicación personal), propone también que los documentos depositados sirvan para la evaluación de sus creadores (RAE, equivalente a la evaluación de la productividad científica por sexenios en España).
Por otro lado Peter Suber, también de sobra conocido por su defensa del movimiento open access, califica a un repositorio institucional como un "organismo viviente" al que hay que cuidar y sentirse orgulloso del mismo.
Si sintetizamos estas tres opiniones podríamos decir que una institución, a través de su repositorio, se convierte en un proveedor de contenidos (proveedor de datos) que ofrece la comunicación de sus resultados, su difusión y el acceso a los documentos que alberga mediante una arquitectura de la información, lo cual genera un mayor impacto y visibilidad de los mismos, y permite su uso compartido y reutilización, así como garantiza su preservación. A modo de resumen en la tabla se mencionan algunas de las características de un repositorio institucional y sus implicaciones:
Los repositorios pueden albergar todo tipo de materiales siempre que sea posible su expresión en forma digital, por eso, pueden ser objeto de depósito desde ficheros textuales a audiovisuales, obviamente si la tecnología del mismo lo permite. El depósito de materiales conlleva generalmente una revisión o verificación de sus metadatos, pero no una certificación, entendida desde el punto de vista de la calidad de los contenidos.
Los repositorios institucionales preservan y hacen accesible el contenido digital a largo plazo. En la mayoría de los casos, el contenido una vez dado de alta no se puede retirar, solo en los casos en el que se generen conflictos o haya sido plagiado. Otra característica de los repositorios institucionales es que su contenido se proporciona libremente, un buen ejemplo de esto es el RUA (Repositorio de la Universidad de Alicante). En la mayoría de los casos, los repositorios institucionales no tienen ninguna barrera de acceso a su contenido, salvo los requisitos de registro.
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